PROBLEM SOLVING
SUATU PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN ORGANISASI
Drs. Thomas da Silva, M.M
A. PENDAHULUAN
KEGIATAN kepemimpinan (manajemen) organisasi kependidikan, sedikit berbeda dengan kegiatan kepemimpinan dalam organisasi bisnis. Akan tetapi, dalam berbagai hal, terdapat persamaan-persamaan, terutama menyangkut norma-norma umum yang berlaku di hampir semua bentuk organisasi. ORGANISASI adalah sekumpulan orang yang terdiri dari dua, tiga atau lebih, yang mempunyai tujuan yang sama serta diatur dengan suatu aturan yang disepakati untuk ditaati bersama. Setiap anggota sebuah organisasi, biasanya memiliki ikatan batin dengan sesama mereka.
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, kegiatan manajemen organisasi itu, biasanya diawali dengan langkah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan kegiatan (actuiting) dan pengawasan kegiatan (controlling). Ada juga orang yang melengkapinya dengan unsur evaluasi (evaluating).
Persoalan utama yang dihadapi oleh seorang pemimpin dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan adalah bagaimana merumuskan sebuah perencanaan secara tepat dan benar. Perencanaan yang matang akan mampu meng-gambarkan secara detail tentang segala persoalan yang dihadapi organisasi serta rumus-rumus tepat untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan (planning) adalah kunci utama.
Untuk bisa merumuskan sebuah perencanaan yang mantap, seorang pimpinan dituntut untuk menganalisa situasi organisasi yang dipimpinnya secara menyuluruh, baik dari aspek internal maupun eksternal. Dalam menganalisas situasi organisasi, pada umumnya pimpinan akan menemukan beragam permasalahan yang bisa mengganggu jalannya organisasi dalam mencapai tujuannya.
Di sinilah, keterampilan problem solving dituntut untuk berperan. Problem solving sebagai bagian penting di dalam manajemen, sesungguhnya adalah sebuah keterampilan berbentuk soft skill (keterampilan lunak) yang pada umumnya bisa didapat dari ‘jam terbang’ seseorang dalam memimpin, ditambah dengan kematangan pemahamannya tentang ilmu-ilmu manajemen yang terintegrasi dengan hard skill (keterampilan keras).
Kalau demikian keadaannya, tentu kita perlu bertanya dulu, apakah yang dimaksud dengan problem solving itu? Bagaimana cara melakukannya? Apa pula tindak lanjutnya?
B. PENGERTIAN
Secara bahasa, problem dan solving berasal dari bahasa Inggris. Problem artinya masalah, sementara solving (kata dasarnya to solve) bermakna pemecahan. Dengan demikian, problem solving dapat kita artikan dengan ‘pemecahan masalah.’ PROBLEM SOLVING adalah suatu ilmu dalam manajemen organisasi yang dipergunakan oleh para pemimpin dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya.
Yang jadi persoalan utama di sini bukanlah bagaimana teori memecahkan masalah itu sendiri. Akan tetapi, adalah memahami apa sih sesungguh-nya yang dinamakan dengan problem (masalah). What’s the problem? Secara sederhana dapat kita pahami, masalah adalah jarak yang membentang antara keadaan sekarang dengan tujuan yang hendak dicapai.
Semakin jauh jarak antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai’, itu artinya semakin banyak pula permasalahan yang sedang dihadapi.
Dalam memecahkan masalah (to solve the problem), seorang pimpinan yang bijaksana, biasanya akan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Memahami masalah dan menentukan tujuan
2. Mengumpulkan informasi yang relevan
3. Mengidentifikasi alternatif-alternatif solusi yang layak dan membuat estimaasi yang realistis
4. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang akan ditempuh dalam menyelesaikan masalah
5. Mengevaluasi setiap alternatif dengan menggunakan analisis sensitivitas untuk meningkatkan akurasi
6. Memilih alternatif terbaik
7. Mengimplementasikan solusi dan memonitor hasilnya.
Dalam mendefinisikan masalah, pimpinan suatu organisasi bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
C. PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang oleh pimpinan diyakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya seorang pimpinan harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan pimpinan tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus di-pecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik internal maupun eksternal lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen ling-kungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namur gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
a. STRUKTUR MASALAH
Kalau dilihat dari sisi strukturnya, masalah terdiri dari masalah terstruktur, tak terstruktur dan semi-terstruktur.
1. Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antarelemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
b. PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah status kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
c. TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh pimpinan yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi/pemecahan.
1. Usaha persiapan, mempersiapkan pimpinan untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang organisasi sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem organisasi
2. Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, mene-rapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
Para pemimpin suatu organisasi umumnya memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan meng-gunakan informasi.
1. ♦ Merasakan masalah
Pimpinan dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles), yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
2. Penghindar masalah (problem avoider)
Pemimpin kelompok ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang pe-rencanaan.
3. Pemecah masalah (problem solver)
Pemimpin jenis ini tidak mencari masalah, tetapi juga tidak menghin-darinya. Jika timbal statu masalah, maka masalahnya akan diselesaikan.
4. Pencari masalah (problem seeker)
Pemimpin jenis ini biasanya dapat menikmati pemecahan masalah dan selalu mencarinya.
